原创高顿金融分析师12-11 06:41

摘要: 如果一家公司,天天让你擦桌子和买外卖,那还是辞了吧。

高德拉特在《关键链》中,提到过一个观点。


他认为:在传统的生产企业里面,造成工人工作效率低下的原因,是“不良多工”。


什么叫“不良多工”?


举个例子。你是一名职员,手头上有擦桌子、买外卖、写报告三项工作。擦桌子要耗费3个小时,买外卖要耗费4个小时,写报告要耗费4个小时。这是背景。


本来,如果你先擦桌子,再买外卖,再写报告的话,3个小时就可以擦完桌子,7个小时就可以搞定外卖,11个小时就可以交报告。


但是,实际工作中,分配给你工作的上级,以及和你对接的同事,不会安静地等着你做完。他们会时不时催你:


桌子擦得怎么样了?外卖买好了吗?报告写到哪里了?什么,还没动笔?




于是,为了让他们满意,让他们每一次催你的时候,你都有新的进展可以反馈,你不得不先擦一会桌子,再找一下外卖,再写几行报告……循环往复,如此交替。


这样一来,本来4个小时可以擦完桌子,就会被拖延到7个小时;7个小时可以搞定外卖,就会被拖延到10个小时。


你看,依然是11个小时,依然是这三项工作,本来可以早早搞定桌子和外卖,把后续的工作转交给对接的人,让项目继续运转起来。


但因为“不良多工”,因为你需要给其他人反馈,就导致整个项目拖延了至少3个小时。


如果在一条生产线上,每个工人都这样的话,整条线的工作效率,就会被拖垮。


今天,我们来聊聊这个“不良多工”。


一、多任务工作


高德拉特所说的“不良多工”,在今天有一个更加通用的叫法,叫做“多任务工作”。


我相信,很多人都有这样的工作习惯:写一会报告,刷一下网页,查一下资料,收一下邮件,回去做一下数据,点开微信回应一下,再回去贴图表……诸如此类。


这是很正常的事情。


今天这个时代,专注在一件事情上,已经近乎不可能了。


每个人手上都有一大堆任务,To do List里都有满满的事项,同时开着Word、Excel、PPT,微信和QQ总是同时闪动好几个头像……


似乎,不能同时处理这些事情,就是能力不够。


甚至,很多公司里面,会要求员工能够进行多任务工作。


我看到过好几个招聘要求,就明确写着:能够承受工作压力,能够协调多任务工作,能够同时处理大量事务。



我在第一家公司里面,亲眼见过这样的景象:AE的桌面永远开着好几个聊天框,对面是来自欧洲、澳洲、香港的不同客户,任务栏里堆满Excel窗口。


她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换,鼠标飞梭,熟练地按着Ctrl+C、Ctrl+V。


但正是这看似高效的多任务工作,正在慢慢地谋杀我们的工作效率。


为什么这么说呢?


二、谋杀工作效率的多任务


1. 多任务工作,会占用我们的认知资源


明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy,在一篇09年的论文中,提出了一个概念,叫做注意力残留(Attention residue)。


他指出,当你从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,你的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,你会抑制不住地回想到任务A,从而抑制你对于任务B的投入。


这部分仍然在处理任务A的资源,就叫做注意力残留。


一方面,注意力残留会占用我们大脑的认知资源,降低对任务B(以及其他任务)的投入程度。


另一方面,注意力残留会在我们的认知中造成多目标焦虑,从而使我们产生认知负担(Cognitive Load),降低我们在任务B上面的表现。



什么是认知负担?


简单举个例子。当你来上班的时候,我告诉你:你今天要写完一篇1万字的报告,写不完不许下班——你是不是会觉得晴天霹雳?


一整天,这个任务都会沉甸甸地压在你的心上,让你心神不宁。


你会不由自主地担忧:要是我完不成怎么办?怎样做才能尽快写完?


我相信,你这一天的工作,一定表现得非常糟糕。


这就是认知负担。


当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务,他就会越焦虑,用于处理任务的资源会减少,状态也会下降。


所以,我们常常看到,如果一个人脑子里装了太多的事情,他会表现得魂不守舍,对别人的话经常听不进去,刚交待的事情也很容易忘记。


这就是因为,沉重的认知负担,使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。


这两个效应加在一起,共同降低了我们的工作效率。


本质上,人对于未完成的事物,会有一种强烈的冲动,想去把它完成,否则就会一直想到它——这称为“契可尼效应”。


所以,在工作A和工作B之间来回转换,不但不会提高效率,反而会不断地加重这种焦虑感。


从而使你无论在处理哪项任务时,都会因为受到干扰而降低表现。


2. 多任务工作,会干扰我们的工作记忆


你也许有一点体会:当你从别的任务切换回去之后,你会忘记之前在想什么。


人的工作记忆(WT)空间,是非常狭小的——它只能同时存放4个单位。


即使你通过组块、分类等方式,把大量信息聚拢起来,但也很难超过4个单位的限制。


而当你切换出去,哪怕只有几秒钟,对新信息的处理,也会占据你的工作记忆。


由此带来的后果就是,你刚刚建立起来的记忆,瞬间就被清除出去。


你只能从长时记忆(LTM)中,通过仅存的痕迹,尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。


先不提这个过程耗费的时间,更严重的后果是,也许一个刚刚诞生的点子,就这样消失了,再也回想不起来。


3. 多任务工作,摧毁了我们进入心流的可能性


为什么?


我在《所有需要意志力的方法,都是耍流氓》讲过,进入心流的条件之一,就是全心投入的专注。


当你所有的念头都集中在“如何更好地操作来克服困难”时,你就更容易从微小的反馈中获得激励,心流也就应运而生。


而多任务工作,恰恰摧毁了我们对任何一个任务的投入和专注。


所以,看起来高效的多任务工作,实际上恰恰是效率的杀手。


三、多任务工作的危害


实际上,多任务工作的危害,可能比你想的更严重。


2014年的一项研究指出,仅仅是几秒钟的走神(比如检查一下微信、看一下邮件),也会造成错误率的显著上升,甚至可以高达两倍。


密歇根大学的一个研究团队表示,在企业中,多任务工作几乎无处不在——每个人在工作的时候,都难免要接一下电话,跟同事讨论工作,或是回应老板的询问。


而这些多任务带来的后果是什么呢?它会降低一个团队20%-40%的工作效率。


这是一个很可怕的数字。


我在《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》也提到过。


这几年的团队管理做下来,有一个感觉就是:当我们在多任务工作的时候,实际上被异化了,变成了效率的奴隶。


我们都在想,如何尽快把手头的事情做完(以便做下一个任务),而不是努力把它做好。


那么,如何避免多任务工作对我们造成的负面影响呢?


四、避免多任务,你可以这样做


1. 冥想


如果你即将开始一项工作,而大脑中还残存着许多杂念时,不妨先闭上眼睛,深呼吸,尝试着与它们和解,告诉自己不要焦虑。


很多时候,给自己一些正面的心理暗示,以及通过一些操作——


比如用悠长、缓慢的深呼吸,刺激分泌内啡肽,传达出平静、舒缓的信号,可以让身体镇静下来,降低自己的焦虑水平。


深呼吸的时候,不妨回想自己以前的优秀表现,想象那些正面的、令人兴奋的场景,提高整个人的信心,提高大脑的活跃程度。


这会有助于把注意力,集中在手头即将开始的工作上。



2. 向自己提一个问题,尝试去解决它


问题,是最能够吸引注意力的东西。


在开始一项工作之前,提一个问题,并在工作中寻求答案,会为你的工作增加乐趣,提高对其的注意力。


举个例子,在做一份PPT之前,可以问自己:我这份PPT的亮点是什么?我可以如何呈现这个亮点?


或者,在读一个章节之前,问自己:作者是如何解释他的论点的?跟同类相比,好在哪里,有哪些缺漏?


这样一来,就可以把枯燥的工作,变成一个寻求答案、解决问题的过程。


这可以显著提高自己集中精力的意愿。



3. 利用白噪音


我写作的时候,往往会去星巴克。


如果在家里,也会插上耳机,播放白噪音。


什么是白噪音?


咖啡馆背景的嘈杂声,树林里的风声,流水声,火炉噼啪的声音,路人杂乱的交谈声,等等。


这些声音,一来,不含有任何信息量——因此它们对大脑来说是低优先级的,不会给大脑造成任何负担;


二来,它们可以掩盖各种突兀的、细小的噪音,从而帮助你跟环境隔绝起来。


也可以听轻音乐,但是注意,不要听有歌词的音乐,也不要听摇滚、金属等律动感太强的音乐,因为它们会吸引你的大脑。



4. 将琐事集中在同一个时间段处理


不要急着应答微信、QQ、邮件,专心致志做你的工作,等告一段落或者感到疲倦,再休息一下,将这些琐事一一搞定。


可以参考《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》,分别把不同的事项写入三个清单,再分门别类打开,处理,划掉即可。


如果你并不是一个作息非常非常规律的人,不要使用番茄钟。


你应该按照自己的状态和精力安排工作,而不是听从闹钟的安排。



5. 隔绝干扰


如果可以,在做每天最重要的工作时,挑一个单独的、确保不会受到任何干扰的地方工作。


当然,很多时候,这一点主要看公司,而不是看自己。


令人振奋的是,越来越多的公司,开始意识到这一点的重要性。


比如,在办公室里设置沉思空间,设置单人办公隔间、员工可以自行寻找空房间使用,允许员工到咖啡馆办公,允许员工远程办公,等等。


这是一个进步。



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2017年6月5日,国家互联网金融安全技术专家委员会(以下简称国家互金专委会)正式启动“全国互联网金融阳光计划”。该计划旨在促进互联网金融企业透明化运营、阳光下发展。 在该计划开启的互金企业运营指数测评中,目前洋钱罐平台以71.4的分值,在首批参加测评的15家企业中位列榜首。同时洋钱罐还成为首批两家自愿将运营数据实时接入国家技术平台的企业之一,洋钱罐平台上的投资人均可在技术平台上查验自己的投资情况。 有国家互金专委会负责人表示,目前互联网金融平台风险主要来源于互金企业的不透明,包括资产不透明、运营不透明和实力不透明。不透明则无法分析风险,可能导致自融、自保以及虚假项目等重大问题。国家互金专委会依托于国家互联网金融风险分析技术平台,对互金企业的透明性进行了长期跟踪与巡查。而此次“全国互联网金融阳光计划”也是基于此而开展。 根据阳光计划的设计,将有三大方案用于推进互金企业运营情况的透明度。 首先,国家互金专委会将定期组织全网巡查,由国家互联网金融风险分析技术平台按照客观情况如实反映其资产透明性,并向社会公开。如资产不透明,则无法分析其重大风险。 其次,国家互金专委会将鼓励互金平台自愿将运营数据实时接入国家技术平台中来,投资人可在技术平台上查验自己的投资情况,校验企业上报数据是否真实。同时国家互金专委会根据企业接入的数据,计算相关运营指标,每日向社会公布,从而提升企业的运营透明度。目前真融宝、洋钱罐两家企业已作为首批试点企业,自愿接受社会监督,并公开其运营情况。 最后,在互金企业自愿参加的前提下,国家互金专委会将依据“全客观、可验证”原则对企业进行测评,并公布测评指标。互金企业需按照指标提交材料,如验资报告、股东构成、审计报告、存管合同等,由专委会组织第三方专家审核公布。 洋钱罐CTO耿博表示,互金行业阳光化自律的同时还需要接受阳光化监督,接受第三方客观的全面的评估。尤其是来自权威部门专业化技术化的监管和评测,才是让互金企业在自身制度建设上越来越系统和正规的长期推动力所在。作为一家技术驱动性的互金企业,洋钱罐很早就加入到与国家互金专委会的合作中来,也希望通过“阳光行动”来推动互金行业的规范发展。  新华网北京6月5日电(闫雨昕)在金融扶贫的攻坚战之中,商业银行无疑扮演者着中坚力量。近来,许多商业银行致力于兼顾商业利益与社会责任的协调发展,加紧探索出一套“脱贫而不返贫”的可借鉴方案。   立足小微、三农   众所周知,小微、三农是金融扶贫的重点领域,也是难点所在。为了更好地做好扶贫工作,许多银行每年都会单列小企业信贷计划,在授信审批、贷款限额等方面优先保障小微、涉农等弱势群体的金融需求,支持贫困地区的产业发展和弱势群体的创业就业。   记者了解到,2013年以来,浙商银行开始发行小微专项金融债,进一步拓宽小微金融和精准扶贫的资金渠道,为其提供长期、稳定和低成本的资金来源。数据显示,截止今年一季度末,该行发行金融债券专项用于小微企业贷款余额210亿元。此外,还提高小企业不良贷款率容忍度,对小企业从业人员差别化问责免责。   扶贫也是一项系统工程。在金融支持外,更需要政府和社会各界力量的多方参与,共建扶贫系统生态圈。   近年来,金融机构携手地方政府及第三方机构,通过成立扶持基金、产业基金等,扩大扶贫的信贷投入、提高扶贫的精准度。例如帮助贫困地区通过产业引进、劳务输出实现脱贫;积极支持长三角、珠三角、环渤海地区等发达地区产业向中西部落后地区的转移;支持优质企业“一带一路”沿线的产业布局,带动相关贫困地区的产业发展和人员就业等等。   浙商银行此前曾为红狮集团提供了8.4亿元授信,通过购买债券、中期流动资金等支持其在四川、甘肃等地建立水泥生产基地;给予盾安集团授信40亿元,支持其在内蒙古等地区进行投资,在为当地提供了大量的就业机会的同时,也带动了周边产业的发展,提升了居民收入水平。   从“救济”到商业可持续   并非简单的施舍救济,金融扶贫更要坚持商业可持续原则。就商业银行而言,在能力所及之内履行社会责任,把握信贷投放的实质风险成为构建金融扶贫长效机制的关键。   近年来,围绕贫困地区客户需求,许多金融机构都在探索结合互联网金融从担保方式、期限、提还款方式、细分客户群等维度加快产品创新与开发,推出“民宿贷”、“农村电商贷”等产品,主动支持当地旅游扶贫、电商扶贫。   在兰州,浙商银行与甘肃陇西县人民政府合作,推出“精准互助贷”、“精准惠农贷”、“精准助企贷”等三款金融精准扶贫产品,目前已与11户农户代表签约,共投放扶贫农户贷款102万元;在重庆,他们又主动对接重庆市巴南区的“青锋计划”,推出“青年创客贷”产品,支持缺乏资金积累的巴南籍或在巴南创业青年,累计发放“青年创客贷”金额2000多万元,累计支持优秀创业青年60多名。   扶贫既需要“大水漫灌”式的财政扶贫,更需要“精准滴灌”式的金融扶贫。越来越多的银行都通过制定个性化的扶贫方案“精准施策”。如:浙商银行成都分行对金口河区大杠村的贫困户采取一户一策、一户一法、扶贫扶智并重等方式,力争用3到5年时间,有效提高被帮扶贫困户的劳动技能,使被帮扶的贫困户有自我发展和稳定收入的主业,并实现逐步脱贫、致富。   授人以鱼不如授人以渔,金融扶贫的探索永远在路上。